En 2022 Paula* comenzó la legalización de documentos para estudiar un posgrado en el extranjero. Para el proceso migratorio debía presentar las legalizaciones del título universitario, la certificación de notas y el certificado de nacimiento. Aunque el contrato de los servicios aseguraba un margen entre un mes y cuarenta y cinco días para la entrega de los documentos, los abogados le explicaron que había retrasos debido al aumento de solicitudes. 

La espera de Paula fue larga y tensa. Cuando recogió las legalizaciones uno de los originales estaba manchado. «No sé si en mi caso fue responsabilidad del bufete, del Minrex o de quien traslada los documentos», comenta Paula. «Ese es un servicio que se paga y me parece un descuido. En caso de que por eso no acepten el documento, una tendría que gestionar otro original, lo que no debe ser sencillo y, además, volver a pagar, sin la garantía de que algo así no vuelva a pasar», comenta a elTOQUE.

Por otro lado, Lien García, una ingeniera química con una matrícula en la Universidad de Sevilla, afirma que tuvo que dirigirse al departamento de Asuntos Generales del Consulado español en La Habana para pedir una prórroga de un requerimiento impuesto, porque el documento que necesitaba «aún no había salido del Minrex». 

«Tuve que presentar el comprobante de pago y el contrato hecho con el bufete colectivo para que vieran que la demora no era mi culpa. Hay quien se ha arriesgado y lleva los papeles sin legalizar. Los funcionarios de la Embajada saben del trabajo que estamos pasando los cubanos, cuando quieren ayudarte lo hacen». 

En todos los territorios del país no se procesan los trámites de la misma forma. En La Habana suele ser más rápido el proceso; pero si la emisión de un documento depende de las instituciones de otras provincias, el trámite puede demorarse.

Así le sucedió a Aminael Rodríguez Castillo, quien solicitó en el Registro Civil de La Habana Vieja una certificación de su inscripción de nacimiento, a emitirse en el Registro Civil de Mayarí, Holguín. 

Rodríguez Castillo se quejó en la sección Acuse de Recibo del periódico estatal Juventud Rebelde. El documento que debía tardar quince días, luego de tres meses, aún no había sido emitido. Una especialista del Registro Civil de La Habana Vieja contó a Rodríguez Castillo que las provincias estaban sin electricidad y que, si ningún funcionario se sentaba a revisar la PC, no les daban atención a las solicitudes.

Sobre la situación, un abogado habanero dijo a elTOQUE: «Las personas han optado por venir a La Habana a legalizar sus documentos porque hacerlo en una provincia puede demorar más de tres meses y algunos caducan». Sin embargo, esto no siempre es una opción. Algunos documentos no pueden legalizarse ni solicitarse desde la capital, lo que para el letrado es «una tontería porque mucha de esa información está digital». 

¿Qué dicen las autoridades?

Las quejas ciudadanas por retrasos de meses en la obtención y legalización de documentos se acumulan en la sección de comentarios de portales y medios oficiales, y en perfiles de redes sociales. 

Ante esta complicada situación que afecta especialmente a quienes desean emigrar y dada la preocupación ciudadana por una posible paralización de los servicios, el director general de Asuntos Consulares y de Cubanos Residentes en el Exterior, Ernesto Soberón Guzmán, declaró a Canal Caribe a inicios de mayo de 2023 que «no se han detenido ni se detendrán las legalizaciones de documentos de ciudadanos cubanos para surtir efectos en el exterior». 

Nacionalidad española para cubanos: avances y conflictos con la llamada ley de nietos

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No obstante, reconoció que ampliaron las capacidades de procesamiento por el aumento «exponencial» de los trámites, tanto en 2022 (más de 569 mil legalizaciones) como en los primeros cuatro meses de 2023 (238 mil documentos legalizados de 308 138 solicitudes). 

No es la primera vez en el año que Soberón tiene que hablar al respecto. Las inconformidades de la población con estos servicios han sido tales que, a finales de marzo de 2023, el funcionario aseguró en Twitter que «se destinan y garantizan todos los medios materiales necesarios para llevar a cabo la totalidad del proceso de legalización de los documentos». Además, informó sobre el crecimiento exponencial del servicio de legalización de documentos, con un 16 % de incremento en el número de trámites realizados respecto a igual período en el año anterior. 

Las autoridades cubanas reconocieron que el aumento de las solicitudes de legalizaciones se disparó con la entrada en vigor de la Ley de Memoria Democrática (conocida como «ley de nietos») y el programa de «parole humanitario» establecido por Estados Unidos para cubanos en enero de 2023.

Tras un tuit de Soberón Guzmán al respecto, varios usuarios se quejaron de las irregularidades en el servicio. 

Las reclamaciones de los usuarios se centraban en la demora de más de cuatro meses y en el silencio de los encargados ante la ausencia de la documentación, junto a los altos precios del servicio, la violación al contrato y la ley al incumplir el tiempo establecido, además de la vulneración de los derechos de los clientes.

Un reportaje publicado el 21 de marzo de 2023 en el estatal Periódico 26 de Las Tunas describía los procesos notariales como una «misión casi imposible». Solo se atiende a una decena de personas por día; para contratar los servicios es necesario madrugar en las puertas de la institución y «rectificar» la cola dos veces al día (en la mañana y la tarde); además del llamado «amiguismo» que privilegia a algunos. 

Al aumento de la demanda se une la escasez de personal y de equipos informáticos que pudieran contribuir a agilizar los procesos, según comentó Pedro Gómez Velázquez, entonces director de Justicia en el municipio cabecera. El funcionario explicó además que la gran afluencia de personas solía ser un problema para la Notaría y también para el Registro Civil provincial, porque entorpecía el proceso organizativo de esas instituciones.

Para dar respuesta al problema, Gómez Velázquez aseguró que sería creada una oficina con una registradora que recibiría lunes, miércoles y viernes algunos documentos y el resto de las jornadas se ocuparía de gestiones protocolares más complicadas.

Un mes después de las declaraciones, María Teresa, una profesora de Secundaria Básica en ese territorio, asegura que la situación sigue igual. Recuerda que a mediados de 2022 en la Notaría de Las Tunas le dijeron que estaba suspendido el servicio para emitir autorizaciones parentales para la emisión de pasaporte y viaje de los menores de edad. Según le consta, también se suspendió la emisión de otros documentos, como las declaraciones juradas que las personas hacían para justificar las donaciones de dinero.

Cola en la Notaría de Las Tunas

Servicios limitados y éxodo de profesionales

En su balance anual, el Minjus reconoció el incremento en cifras históricas de la demanda de servicios notariales y registrales en todo el país durante 2022. Al cierre de diciembre se autorizaron 793 413 documentos notariales, el doble de la cifra obtenida en 2021 (376 719) y fueron atendidas aproximadamente 1 millón 600 mil personas naturales y jurídicas. 

También Olga Lidia Pérez Díaz, directora general de Notarías y Registros Públicos del Minjus, mencionó que la actual cuantía de documentos notariales y registrales es probablemente la más alta desde 1959. No obstante, las propias autoridades reconocen un grupo de problemas que atentan contra la agilidad de los trámites.

«Tenemos problemas objetivos que todo el mundo conoce. Hay escasez de papel, de insumos, el equipamiento informático es insuficiente y, en algunos casos, obsoleto. La situación energética del país afectó la prestación del servicio, pero como organismo y sistema nos enfocamos en enfrentar estas conductas», dijo Pérez Díaz.

En 2022, el Minjus acotaba que el desempeño de algunos notarios y registradores no era el mejor porque maltrataban a la población y exigían documentos innecesarios. Ese año fueron separados de su trabajo por indisciplinas 37 registradores y notarios de todo el país.

El nivel de informatización de los procesos internos tampoco era el adecuado y ralentizaba los servicios. 

Otro de los problemas a los que se enfrenta el sector ha sido el éxodo de profesionales. No pocos clientes e instituciones del Minjus han tenido que lidiar con la salida del país de quienes tramitaban su documentación.

Ana Marta Plaza efectuó un contrato con el bufete de abogados de Las Tunas para la obtención y legalización de su certificación de notas en la Universidad de Ciencias Médicas. Aunque le habían comentado que la obtención demoraba poco, tuvo que esperar casi un mes para tenerla y enviarla al Minrex.

«Cuando preguntaba por el abogado que me atendió, siempre me daban una excusa distinta. “Ven en una semana, que está enfermo”, me decían. Luego me dijeron que había salido de vacaciones. Al final resulta que se había ido a Estados Unidos y no le había dicho nada a nadie», reclama. 

El Minjus reconoció que la falta de trabajadores ha ralentizado los trámites. Los municipios de difícil acceso son las zonas más afectadas, allí en ocasiones no existen recursos humanos y las personas se ven obligadas a trasladarse hacia las cabeceras provinciales para realizar sus trámites. 

En Las Tunas, por ejemplo, en la única oficina de Notaría, dos días a la semana se atienden las personas que llegan desde otros municipios. El resto se dedica a los habitantes del municipio cabecera. La fragmentación de los servicios, aunque permite que todos puedan solicitar sus documentos, también causa retrasos. 

«El día que me tocó ser atendida yo tenía el número diez en la lista. Me había anotado una semana atrás y había ido cada mañana a las siete y cada tarde a las siete a rectificar mi nombre en la libreta», cuenta Ana Marta Plaza. «Sin embargo, el día que me tocó entrar, fui el catorce en el listado de la secretaria de Notaría, y solo habíamos entrado diez personas. ¿De dónde salieron los otros cuatro? Sí, de donde te imaginas». 

Nuevas medidas para la legalización de documentos en Bufetes Colectivos

A través de llamadas telefónicas realizadas por ciudadanos y periodistas, elTOQUE obtuvo información sobre las medidas adoptadas por las direcciones provinciales de Bufetes Colectivos de algunos territorios ante la acumulación de solicitudes para legalizaciones de documentos.

De tiques, informatizaciones y otras «alternativas digitales»

Cuando los medios de prensa publicaron la noticia de que sería posible solicitar antecedentes penales, certificados de nacimiento, fe de soltería y otros documentos emitidos por los registros civiles a través de Internet, muchos cubanos celebraron ante la posibilidad de agilizar sus trámites. 

El objetivo de la medida era evitar la aglomeración en las oficinas y que los clientes solo acudieran para subsanar errores o recoger el documento cuando estuviera listo. 

Otra de las «alternativas» habilitadas por el Minjus desde julio de 2022 es la solicitud de citas a través de la aplicación Ticket, una plataforma de reservas de turnos en línea para los clientes de instituciones y empresas estatales y privadas. Entre los trámites incluidos se encuentran los notariales, jurídicos, registro civil y recogida de documentos.

Sin embargo, la apk no ha mejorado la tramitación de documentos. 

En Sancti Spíritus, por ejemplo, solo funciona para los servicios del municipio cabecera y Cabaiguán, para los que se dan a diario diez y quince citas online para notarías, respectivamente. Según cuenta Marisely Quintero Rodríguez, directora provincial de Justicia, quienes están presencialmente en el lugar son atendidos solo «si hay disponibilidad». 

«Esto es un abuso», calificó el espirituano Orlando el proceso digital, ya que no existe una hora específica para acceder a las citas. «Tengo capturas de pantalla a las 3:00 a. m. de la activación de turnos». 

Otras personas lamentan que esas alternativas informáticas no tienen en cuenta la falta de habilidades y recursos de las personas mayores, por ejemplo.

«Para solicitar un certificado de nacimiento fui todos los días de la semana al Registro Civil de Las Tunas», cuenta Alberto Acosta, un jubilado de la construcción. «Me dijeron de esa plataforma, pero yo no tengo teléfono ni sé usar esas cosas. A los viejos nos toca “fajarnos” en la cola».

Aunque desde inicios de 2023 se aprobó la compra de sellos electrónicos a través de Transfermóvil o en las oficinas de Correos —debido al déficit y al aumento de la demanda—, no siempre han podido ser utilizados por las personas. En algunos casos los bufetes colectivos y demás instituciones del Minjus no los aceptan y, en otros, los usuarios no saben cómo usar la opción. 

Escasez de sellos y colas para pasaporte, nuevos retos para emigrar

En los últimos meses de 2022 e inicios de 2023 los cubanos que desean hacer trámites migratorios o de otro tipo han tenido que sufrir la escasez de sellos de timbre y las largas colas para solicitar, renovar o prorrogar el pasaporte.

De acuerdo a las autoridades, el mayor problema con la compra de sellos electrónicos es en las oficinas de Correos, donde, aunque existan los recursos tecnológicos, los funcionarios no siempre saben cómo usarlos.

«No todas las personas tienen el mismo nivel de habilidad y lo normal es que cuando uno se enfrenta a un sistema nuevo, le tome algún tiempo habituarse a él», justificó la coronel Magnolia Soto Bernal, jefa de Trámites de La Habana.

En febrero de 2023 el director de Registros Centrales e Inversión Extranjera del Minjus, Nelson Plutín Santos, reconoció a la prensa oficial que esperaban «una avalancha de trámites» con el sello electrónico, pero eso no sucedió.

La digitalización también trajo otros problemas a los cubanos. En noviembre de 2022 Katia* necesitaba hacer una subsanación de error en su certificación de nacimiento. El documento es necesario para presentar el expediente de solicitud de la nacionalidad española por la Ley de Memoria Democrática. 

«Cuando fui al bufete colectivo en Ciego de Ávila, me dijeron que ese era un trámite de oficio y por tanto debía esperar a que se resolviera “solo”», cuenta Katia. 

«Trámite de oficio» significa que es el Registro Civil por sí solo quien debe subsanar el error, debido a que fueron ellos quienes lo cometieron, le explicaron a Katia. Ella necesitaba el documento corregido cuanto antes y ni siquiera le permitían contratar el servicio para arreglarlo. 

«Me parece muy bien que el Registro Civil quiera resolver el problema que ellos causaron, pero es una tozudez que si yo necesito hacer el trámite no pueda hacerlo», dice Katia. «Por suerte, después de quejarme muchas veces, pude subsanar mi error».

En 2022 se subsanaron de oficio 36 mil asientos registrales con errores. «Son anteriores a 2018, o sea, desde ese año a la fecha estamos logrando inscripciones veraces, exactas, que evitan subsanaciones futuras», dijo a la prensa oficial la directora general de Notarías y Registros Públicos.

Katia, como varios usuarios, se pregunta por qué no pueden los ciudadanos cubanos tener acceso, con la seguridad correspondiente, a las certificaciones de nacimiento y otros datos personales de manera digital.

Actualmente, los documentos que emiten varias de estas entidades tienen un código QR y un número que indican el nombre de la registradora, el tipo de documento y la persona solicitante. 

De acuerdo con la información oficial, la digitalización del Registro Civil inició entre 2007 y 2008 y debe concluir en 2023. No obstante, no parece que ese cronograma vaya a cumplirse debido a que de los 37 millones de asientos que existen en la isla, hasta inicios de abril de 2023, solo se habían incorporado 14 millones a la base de datos. 

*Las entrevistadas prefirieron ocultar su identidad.